Reuniones virtuales. Las desventuras y los aprendizajes de los directores en Zoom

La escena comienza con un ejecutivo hablando acaloradamente, con gestos de preocupación mientras analiza la situación actual. La audiencia virtual se preocupa porque no puede escucharlo. "El inconveniente fue simple: había olvidado prender el micrófono", cuenta con una sonrisa Laura Sanjurjo, gerente de marketing y miembro del directorio del grupo Hasar, compañía que desarrolla soluciones tecnológicas para retail, industria, gobierno y salud. Ella reconoce que tiene divertidas anécdotas de estos encuentros virtuales. "Las primeras reuniones de directorio que hicimos bajo esta modalidad duraban tres horas. Con el tiempo pudimos organizarnos para hacer reuniones más seguidas y tratar temas puntuales. Pero todavía siguen apareciendo niños, en medio de las calls, pidiendo ayuda con alguna tarea. Incluso en un evento en vivo, segundos antes de que comenzara, el orador tuvo que correr para detener a su jardinero, que iba a comenzar a cortar el pasto de su jardín en ese preciso momento", continúa.

Muchos lectores compartirán, seguramente, varias anécdotas similares que quedarán en sus recuerdos.Es que hace dos meses comenzó el aislamiento social obligatorio y nos obligó a incursionar en el mundo de las reuniones virtuales. A partir de ese momento las tecnologías empezaron a ganar cada vez más terreno y luego de unos días no quedó más alternativa que concretar, remotamente, hasta las reuniones de directorio.

Aunque algunas compañías estaban, antes del confinamiento, habituadas a utilizar estas herramientas, muy pocos directores se conectaban desde sus hogares, y menos aún con sus propios dispositivos y sus conexiones hogareñas -que además están siendo utilizadas por todos los integrantes de su familia-. Tampoco era habitual que absolutamente todos los integrantes de una reunión participaran de forma virtual. Por eso estos días fueron un gran desafío para todas las empresas.

El grupo Hasar tenía antes de la pandemia una reunión de directorio cada 15 días. Ahora, en el contexto de la cuarentena necesitan reunirse, al menos, dos veces por semana. "Los directores son ocho y alguno de ellos no estaban muy habituados al uso de estas tecnologías, por eso fue necesario establecer pautas claras", reconoce Sanjurjo.

"La cuarentena nos obligó a transformar todas nuestras reuniones en encuentros virtuales, tomando el máximo provecho de las tecnologías de comunicación. Más aún cuando tenemos en cuenta las posiciones de liderazgo donde seguimos muy de cerca la evolución del equipo, del negocio y de nuestros clientes. De todas maneras en Mastercard estábamos muy preparados para trabajar de forma remota. Contamos, además, con sistemas de seguridad informática ya establecidos, que nos permiten mantener un vínculo fluido entre la oficina local y las oficinas de la región", cuenta Agustín Beccar Varela, gerente general de Mastercard para Argentina y Uruguay.

En Unilever muchos miembros del directorio tienen cargos a nivel regional y por eso suele variar la cantidad de personas que integran cada uno de los boards. Por lo general participan de estas reuniones entre 10 y 15 personas. "Antes de la cuarentena estábamos acostumbrados a hacer reuniones en las cuales algunos ejecutivos estaban físicamente en las oficinas y otros participaban de forma remota, desde sus países. Hoy, claro, todos participan de forma virtual", señala Gonzalo Pardo, director de IT de Unilever Cono Sur.

Entre las principales herramientas tecnológicas Unilever utiliza, para sus reuniones, Microsoft Teams y hace algunas semanas comenzaron a implementar Microsoft Teams Live Event. "La utilizamos para realizar la reunión que hacíamos trimestralmente todos los empleados con nuestro presidente de Unilever Latinoamérica. Funcionó muy bien, a través de esa herramienta brindó una charla para más de 1000 personas, todas conectadas desde sus hogares", cuenta con orgullo el director de IT. Según revela Pardo la reunión virtual con su presidente fue una experiencia que aplicaron por primera vez. Es más, desde que inició la cuarentena esta reunión la realizan, ahora, cada 15 días porque consideraron que era importante que los líderes estén más cerca de todos los empleados. "Esta tecnología nos permitió, en cuestión de horas, poder organizar una reunión de manera ágil, sencilla y rápida; y que más de 1000 personas se conecten al mismo tiempo en todo el país, para presenciar la charla", resume.

Además el directivo de Unilever cuenta que los empleados, hace más de 10 años que realizan una vez por semana home office. "Esto nos posibilitó estar preparados frente a este contexto de cuarentena. En este sentido, son prácticas que ya veníamos realizando pero que ahora se intensificaron", destaca.

Volvo Argentina tiene una participación muy importante en la cadena de abastecimiento de mercaderías básicas, por eso aunque muchas áreas trabajan de manera remota, otras como la asistencia en ruta o los concesionarios operan con guardias presenciales. "Tenemos reuniones con diferentes frecuencias y de ellas participan todos los directores de cada área, que son aproximadamente 10 personas. Para realizarlas utilizamos Skype Business, porque es una herramienta que se rige bajo todos los aspectos de seguridad que requiere el grupo, en cuanto a manejo de información. Es la misma que utiliza nuestra compañía, a nivel global", cuenta Belén Arostegui, gerente de marketing y comunicación y parte del directorio de Volvo Argentina.

Pero Arostegui aclara que las reuniones con integrantes que participan virtualmente no son inéditas en su compañía. "En muchas oportunidades algunos miembros del directorio que se conectan de forma remota. Es algo que veníamos realizando previo a esta cuarentena obligatoria y que seguramente seguiremos haciendo. Claro que a veces es necesario tener encuentros presenciales, pero la tecnología que estamos utilizando nos permite vernos e incluir presentaciones, por lo tanto las reuniones se pueden desempeñar sin ningún tipo de inconveniente y en cualquier contexto", resalta.

Además, la gerente de marketing aclara que gracias a las tecnologías implementadas Volvo puede continuar funcionando. "No sólo el directorio se reúne virtualmente, se realizan reuniones con todos los equipos de manera cotidiana por lo tanto permite dar continuidad al trabajo sin ningún tipo de restricción. Eso sí, fue necesario adaptar algunos procesos, por ejemplo en la dinámica de las reuniones de directorio. Antes estos encuentros se hacían cada 15 días y ahora se realizan tres veces por semana para poder tener una actualización de los cambios en las habilitaciones y la operatoria respecto al nuevo contexto", dice.

Otra compañía que tiene un rol sumamente importante durante la cuarentena es Andreani. "En este contexto los órganos de Gobierno de la compañía se reúnen cada dos días a través de teleconferencia. Se comparte información sobre la situación sanitaria, salud de las personas, aplicación de los protocolos y las variables más importantes del negocio", cuenta Gustavo Echenique, director de TI y procesos de Andreani. El cambio, que tuvo que realizar esta empresa de logística fue muy importante si se tiene en cuenta que normalmente este tipo de reuniones se hacían en forma presencial. "Sólo si algún director o directora estaba de viaje o lejos, se lo conectaba de forma remota. Lo que nunca había sucedido es que todos estuviéramos con conexión remota", destaca Echenique.

Para hacer sus reuniones virtuales Andreani utiliza también Team de Microsoft. "Hicimos un upgrade sobre la plataforma anterior y estamos teniendo muy buenos resultados. Consideramos a la tecnología una importante aliada en estos momentos. Esta plataforma permite acceder tanto desde las computadoras de escritorio como desde las notebooks y celulares, lo que brinda una gran importancia sobre todo para los que tengan que moverse durante la videoconferencia. Además el cambio de dispositivos es transparente", señala.

El ejecutivo de Andreani reconoce que la experiencia fue muy positiva. "Todos se sintieron muy cómodos con esta nueva forma de reunirnos. No obstante creemos que el contacto personal también genera cosas muy positivas. Esta crisis es una gran oportunidad de adoptar lo mejor de ambas modalidades", resume.

Sin marcha atrás

El avance de las asambleas y reuniones de directorio virtuales no es un fenómeno exclusivamente local. Algunos de estos encuentros incluso se hacen públicos, como fue el caso de la transmisión en vivo de la reunión anual de Warren Buffet y los accionistas de Berkshire Hathaway a través de Yahoo Finanzas, que se concretó a principios de mes en los Estados Unidos.

A nivel local, Beccar Varela, por su parte, asegura que cree en la importancia de un mundo conectado y que su compañía continuará con los encuentros virtuales todo el tiempo que sea necesario. "Estamos administrando nuestro negocio para poder servir a nuestros socios hoy, y aún de manera más fuerte cuando hayamos superado este período. Nuestras operaciones continúan normalmente, respaldadas por una infraestructura central resistente y planes integrales de continuidad de negocio. Pero esta crisis nos dejara muchos aprendizajes y uno de ellos seguramente sea cómo combinar mejor una mayor proporción de trabajo virtual con reuniones presenciales más efectivas", concluye.