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Control de stock: El modo de aumentar las ventas y reducir costos

·7  min de lectura
La correcta gestión del inventario es la piedra angular de un e-commerce; sobre todo, en las pymes, pues así se aseguran un buen plazo de entrega, se evitan pérdidas financieras por baja rotación o falta de mercadería y se planifica el reaprovisionamiento para ocasiones especiales.
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La correcta gestión del inventario es la piedra angular de un e-commerce; sobre todo, en las pymes, pues así se aseguran un buen plazo de entrega, se evitan pérdidas financieras por baja rotación o falta de mercadería y se planifica el reaprovisionamiento para ocasiones especiales.

Así, la primera cuestión a plantearse es cómo abastecerse el negocio. “No existe una receta genérica. Mucho depende del tipo de producto, si es perecedero o estacional y hasta si es importando o no. En la actualidad, se puede trabajar sin stock (el famoso esquema de Amazon: la librería sin libros) o vender contra el inventario del fabricante o del mayorista”, comentó César Briano, subdirector de la Carrera de Sistemas de la facultad de Ciencia Económicas de la UBA.

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Sin embargo, las cosas se complican cuando la empresa cuenta con una tienda en línea y una física. Los expertos recomiendan atender ambas con un único stock. Pero, muchas veces esta teoría choca con la realidad. “Nuestra pyme nació como un negocio a la calle, un B to C. Las ventas en línea eran un anexo que se atendía con la misma mercadería de los locales. Durante el primer mes de la cuarentena nos explotó la demanda digital. Sufrimos un quiebre de stock. Por eso ahora trabajamos con inventarios separados”, señaló Álvaro Canella, socio gerente de Cigar Point.

Para salvar ese problema se debe disponer de datos en tiempo real. “Es clave contar con la información clara al día y automatizada. Al vender algo en el canal físico se da de baja de inmediato del online”, remarcó Sabrina Romiti, directora de Simonetta Marketing.

En ese sentido, Canella recordó que, en general, no se puede dominar los tiempos en Internet. “Por ahí, te compran online un artículo a las 2 de la mañana de un domingo que se vendió a última hora del sábado pero no se dio de baja del inventario”, agregó. Por eso es primordial la sistematización del e-commerce.

El almacenamiento es otro tema de peso. Es recomendable armar un depósito cuando se transan productos artesanales o cuya reposición depende del tipo de cambio. Se lo debe organizar de tal forma que ningún bien pase más de tres meses en las estanterías. De este modo se busca evitar pérdidas y gastos adicionales por sobrantes.

Personal exclusivo

“Nuestra experiencia nos mostró que se debe designar a una persona de manera exclusiva al canal online tanto para gestionar el almacén en tiempo real como para las ventas”, marcó Mariano Jason, presidente de Tribeca Alimentos.

En los últimos tiempos, muchas pymes adoptaron el modelo dropshipping. Más se da si operan productos masivos en plataformas de transacciones. Esto les permite tercerizar tanto el stock como las entregas. Pasan a ser intermediarios entre el fabricante o mayorista, y el cliente. Por eso, no precisan un depósito o administrar mercadería. Tampoco comprar de antemano los productos. Solo lo hará una vez recibido el pago del consumidor final.

Asimismo, una comunicación fluida con proveedores y clientes es primordial. Los primeros deberán ser no solo fiables, sino además constantes para facilitar las previsiones de mercadería.

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Mariano Jasón comenzó hace 14 años su compañía como una distribuidora de alimentos para la industria gastronómica. Empezó a fabricar sus productos ante la falta de respuesta en el abastecimiento. “En general, estas cuestiones se debieron a mis proveedores. Por ejemplo, les encargaba 100 pizzas y nos entregaban 20″, explicó.

El tiempo de reposición lo determina el mayorista. Sin embargo, deben ser plazos cortos para no comprar de más. “Una relación estrecha con el proveedor acorta esos tiempos. Uno de mis productos mejor ranqueados es una tarta congelada. En una oportunidad su demanda superó las existencias. Hablé con el dueño de la pyme que me las provee y a las 6 de la mañana del día siguiente me las entregó”, ilustró Jasón.

Asimismo, la comunicación con el cliente debe ser fluida. Si un bien se agota se debe actualizar los números de la web. Si se lo retira de la venta, se lo debe notificar de inmediato a la clientela. “En caso de que no pueda reponer con agilidad, por ejemplo, un tipo de habano, podes armar una promoción diciendo últimas unidades”, comentó el socio gerente de Cigar Point.

Por otra parte, una tienda online no tiene porqué ofrecer todos los productos que comercializa en el local físico. “La práctica comercial me demostró que no es necesario brindar un sinfín de cosas. Es preferible mil veces ofrecer, por ejemplo, 30 artículos y contar con un suministro de cada uno”, aclaró el presidente de Mariano Jasón.

Pocos artículos

En gran medida, el éxito radica también en seleccionar los mejores artículos y con mayor margen de utilidad. Exhibir diez buenos es más que suficiente para empezar. “Hace años, se cerraba por un día el negocio para hacer un inventario. Ahora, con los datos en tiempo real, se lo obtienen instantáneamente. Basta con presionar un botón”, afirmó Briano de la UBA. Incluso, existen programas informáticos para prever la demanda y que permiten calcular cuánto se debe adquirir de un producto para cada época del año.

“Vender online algo que no está ya en el inventario genera altos costos en cuanto a la experiencia del usuario. Da lugar a una falsa promesa, devolución de dinero y otras tantas cosas que pueden desembocar en la pérdida del cliente”, puntualizó Judith Zapesochny, directora de Simonetta Marketing.

Para evitar esos baches se deben utilizar sistemas de stock de seguridad. Cuando el abastecimiento llega a una cantidad prefijada como mínima se emite una alerta y se deja de vender ese producto.

“Un comercio físico te brinda expertise. Pero, el negocio en línea es distinto. Las decisiones las tomas por las estadísticas nacidas de la propia demanda”, destacó Canella. En consecuencia, la cantidad mínima de stock se fija por las métricas propias considerando además y su tiempo de reposición.

Ante este mandato de las estadísticas, la informatización es un elemento de peso. “Nuestro sistema nos permite manejar todas las áreas de la empresa (inventario, administración, cuentas corrientes, proveedores, entre otros) Está alojado en la nube y nos facilita las tareas si sufrimos un corte de luz o si facturamos desde casa”, indicó ejecutivo de Tribeca Alimentos.

Los eventos de consumo masivo son un arma de doble filo. “En los cinco días que suelen durar, se vende lo mismo que en todos los shoppings del país en un mes. Es lógico que, en estos encuentros, se susciten rupturas de inventario. Por eso se debe programarse con anticipación”, reseñó César Briano.

Promociones y eventos

Sin duda, las promociones son una poderosa herramienta de comercialización y de marketing. “Junto a las ofertas, mueven la aguja en el e-commerce. Permiten generar picos de ventas. Pero, planear estas campañas sobre la marcha es jugar con fuego porque no te dan los tiempos de reposición”, garantizó Zapesochny de Simonetta Marketing.

El secreto de las promociones radica simplemente en la planificación. Es conveniente armarlas, como mínimo, con un mes de anticipación. En igual plazo, acomodar el stock para estos acontecimientos. Incluso, algunos comerciantes solo destinan a ellos artículos de fabricación propia para evitar dificultades. “Para estas acciones especiales aumento en 50% el inventario de los productos ofrecidos. En un Cybermonday, los incremento en 100%”, comentó Álvaro Canella.

Ante la inflación, se hacen una y otra vez la misma pregunta: ¿conviene o no acumular mercadería? “Incluso en épocas inflacionarias, acumular productos no siempre compensa todos los gastos de su inmovilización (alquiler de un galpón, seguro, contratación de personal extra en depósito, daños, entre otros) Además, existe el riesgo de que no se lo pueda vender o que se valoricen menos que una inversión sin riesgo, como los plazos fijos. Es más, pueden perder valor con el paso del tiempo”, enfatizó el profesor de Ciencias Económicas.

Los expertos recomiendan trabajar sin inventario. Las grandes compañías ya lo practican. Esta modalidad les permite no inmovilizar dinero. Esta premisa se puede aplicar a casi todos los rubros. La excepción son los sectores atados al tipo de cambio. “Como en cualquier otro negocio, disponer de mercadería te valoriza el e-commerce. Al mismo tiempo, estos negocios en líneas son como un showroom en el piso 20 de un edificio. Nadie sabe que está ahí a menos que inviertas para lograr que el cliente llegue. Entonces, se deben realizar acciones y comunicar para atraer público. Esto implica inversión en publicidad, redes sociales o email marketing”, resaltó Zapesochny.

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