Etiqueta espistolar: ¿cómo son las palabras de despedida de un email formal en el siglo XXI?

“Saludos”, “Los mejores deseos”, “Afectuosamente”, “Mucha suerte”, “Hasta pronto”. Las palabras de despedida de un email de trabajo pueden parecer una cuestión banal. Sin embargo, importan y mucho. Hasta el ubicuo “Enviado desde mi iPhone” puede servir para justificar la ausencia de palabras finales, los errores de tipeo, y hasta ser una señal de cortesía, ya que el remitente se ha tomado el trabajo de contestar a pesar de no estar sentado en su escritorio. Así que vale la pena evaluar cómo percibirá el destinatario las palabras finales de nuestro correo electrónico, incluso porque muy probablemente quede archivado y guardado a perpetuidad.

La despedida apropiada depende de nuestra posición en la jerarquía corporativa, nuestra relación con el destinatario y la naturaleza del intercambio. Estas son algunas recomendaciones.

En primer lugar, no abusar de la informalidad, ajustarse a la gramática y a la buena ortografía. El tiempo que se ahorra escribiendo “grcs” o “slds”, en vez de las palabras completas, es ínfimo. En esa intersección de las ocupaciones de la vida y la inteligencia artificial, a veces nos dejamos ayudar por el algoritmo predictivo de Gmail y aceptamos con un clic sus sugerencias. Tal vez sea pereza, pero también es eficiente. Vale recurrir a esa táctica cuando estamos realmente apurados o demasiado bajoneados como para interactuar con el mundo exterior.

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Escribir todas las letras de una palabra también ayuda a evitar confusiones. Uno de los editores en jefe de The Economist suele firmar como “X” porque su nombre empieza con esa letra, y usa “XX” para sus amigos cercanos, aunque su apellido no empieza con X. Especialmente cuando le enviamos un email a alguien por primera vez, es esencial no solo incluir nuestro nombre y apellido completos, sino también evitar términos informales como “Chau” o “Que sigas bien”.

Es desolador recibir emails cuyas palabras de despedida exudan buena onda: transmiten necesidad y dependencia emocional. Las expresiones afectuosas como “Cariños” o “Abrazo grande” no fomentan la cercanía con el destinatario, a menos que esa proximidad esté instalada previamente. Ni hablar de cosas como “Choque esos cinco” o “Besito grande”…

También hay que evitar ser prescriptivo: “Que tenga un feliz día”, “Buen lunes” o “Que siga bien” son expresiones enfáticas y estresantes. “Espero su respuesta a la brevedad” hará que invariablemente tarden en respondernos. Y “Puede seguirme en Twitter” denota una total falta de clase.

Otra cosa importante es ser coherente con el resto del texto. Hace un siglo, la forma más común de cerrar una carta de negocios era “Muy atentamente”, pero en aquellos tiempos los intercambios por correspondencia se regían por diversas capas de sentido, y esa expresión siempre venía precedida de un “Estimado Sr.” al principio de la carta. Hoy en día, pasamos de la formalidad a la informalidad más fluidamente.

Otro punto importante es no pedir atención a los gritos. El latín empezó a morir en el siglo VI y de a poco fue abandonado en favor de las lenguas vernáculas. Así que mejor resistir la tentación de incluir expresiones en lenguas muertas.

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Los extensos saludos automáticos del estilo de “saluda a usted con toda consideración” también suelen ser cansadores. Para hacerla corta, es mejor optar por algo así como “Gracias de antemano”. Tal vez suene un poco presuntuoso, pero esa expresión tiene la virtud de ahorrarnos tener que enviar un email recordatorio.

De todos modos, hay algunos elementos de una despedida formal y de tono empresario que siempre escaparán de nuestro control. Tal vez la casilla está seteada para incluir el logo o los descargos de responsabilidad de la empresa, tipo “Por favor no imprima este email”. Pero la función de las palabras de despedida es justamente esa: despedirse. Las nuevas tecnologías tal vez hayan alterado la forma en que nos comunicamos por escrito, pero como ocurre con todas las “últimas palabras”, mucho dependerá del eco que dejen en nuestro recuerdo.

Gracias por su consideración. Hablémonos pronto.