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15 trucos para explotar al máximo tus reuniones en Zoom

Teresa Negreros
·8  min de lectura
15 trucos para  explotar al máximo tus reuniones en Zoom
15 trucos para explotar al máximo tus reuniones en Zoom

Si algo ha cambiado para todo el mundo, es la forma en que nos reunimos con otras personas. Al mismo tiempo, aplicaciones como Zoom, han ganado un lugar en nuestras vidas como algunas de las redes sociales más populares ya lo tenían. Actualmente, Zoom ha crecido tanto que ha logrado optimizar problemas como los que tuvo respecto a la privacidad, mismos que ha solucionado mediante el cifrado de extremo a extremo y otras medidas. La plataforma también agregó recientemente un mercado para eventos virtuales y está probando integraciones de aplicaciones como Slack y Dropbox. Para lo que parece que será un larga relación, te dejamos algunos trucos, consejos y funciones ocultas para mejorar la experiencia.

1.Cambia el fondo

La playa, el espacio exterior o cualquier lugar que decidas pueden ser el fondo de tus videollamadas. El único requerimiento para la personalización es contar con un sistema que cumpla con todos los requisitos para soportar la tarea, el resto es pan comido: únicamente hay que dirigirse a Configuración> Fondo virtual y seleccionar o cargar la imagen que deseas desde allí.

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2.Silenciar el audio y apagar la cámara de manera predeterminada

¿No te encuentras en las condiciones adecuadas para que tus compañeros de trabajo te vean, pero tardaste demasiado en desactivar la cámara? No te preocupes, porque no eres la única persona que sufre este problema. Para evitarte la molestia puedes configurar esto antes de tus videollamadas desde Configuración> Audio> Silenciar micrófono al unirse a una reunión, y luego Configuración> Video> Desactivar mi video al unirse a una reunión.

3. Silenciar y activar sonido con la barra espaciadora

Un truco simple pero efectivo. ¿No recordabas que estabas silenciado y es tu turno para hablar? Deja de perder tiempo con el cursor, porque desde ahora la barra espaciadora será tu mejor amiga. Con solo pulsar esta tecla podrás silenciar o reactivar el micrófono.

4.Enciende el filtro de belleza

¿Perfeccionista? Si te interesa cuidar cada detalle de tu aspecto y consideras que necesitas un extra, esta opción es para ti. Los filtros han dejado de ser exclusivos de Snapchat o Instagram y han llegado hasta Zoom; gracias a estos podrás tener una apariencia más suave, y quizá puedas lucir más fresco y descansado para esas reuniones matutinas.
Para activar el filtro de belleza, debes dar clic en la flecha hacia arriba junto a Iniciar video. Posteriormente debes seleccionar Configuración de video y, en Mi video, marcar la casilla Retocar mi apariencia.

5.Configura una sala de espera para mayor privacidad

Evitar que personas no invitadas se unan a la reunión no tiene que ser un martirio. El conocido Zoombombing es cosa del pasado con la función Sala de espera, lo que permite visualizar a todos los participantes previos a la reunión. Solamente hay que establecerlo en Administración de cuentas> Configuración de la cuenta. Debes hacer clic en Reunión y luego en Sala de espera para habilitar la configuración.

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6.Crea salas de reuniones para grupos de discusión pequeños

Con esta función es posible dividir una reunión hasta en 50 sesiones más pequeñas separadas con salas de grupos. Esta opción permite a los participantes unirse a la sala que deseen o se puede realizar de forma predeterminada; del mismo modo se pueden separar las salas en modo manual o automático, con la posibilidad de que el anfitrión pueda cambiar entre sesiones en cualquier momento.

Para realizar este truco debes seleccionar Administración de cuentas> Configuración de la cuenta. En la pestaña Reunión, elige la opción Sala de grupos de trabajo y asegúrate de que la configuración esté activada. También verás la opción para permitir que los anfitriones de la reunión asignen previamente a los participantes a las salas de grupo.

7.Compartir pantalla

¿Necesitas que todo tu equipo de trabajo revise un documento? ¿Quieres ver una película con esa persona especial? Es muy sencillo, solo debes pulsar el icono Compartir, ubicado en la barra de herramientas en la parte inferior de la pantalla de la reunión. Así, tienes la opción de compartir todo tu escritorio o solo una de las ventanas que tienes abiertas. Haz clic en el botón rojo para Dejar de compartir en la parte superior de la pantalla para volver a ser un participante normal en la reunión.

8.Emojis en la pantalla

Más allá de utilizar el chat cuando estás silenciado, para poder dar a conocer algún punto de vista puedes utilizar los emojis en pantalla, desde un pulgar hacia arriba hasta un emoji aplaudiendo y con opción a ser configurables.

Para reaccionar durante una reunión, debes pulsar la pestaña Reacciones en la parte inferior de la pantalla de la reunión (está en el mismo panel que silenciar audio y video, a la derecha) y solo tienes que elegir el emoji deseado, mismo que desaparecerá después de 5 segundos.

Cabe decir que si durante la videollamada el organizador de la reunión habilita la función de retroalimentación no verbal, los participantes pueden colocar un icono como una mano levantada junto a su nombre para comunicarse. Cada participante podrá ver los comentarios de los demás.

9. Aprenda prácticos atajos de teclado

Si eres de las personas que detesta hacer clic alrededor de su pantalla, Zoom tiene un montón de atajos de teclado útiles para navegar por la aplicación en su escritorio sin usar el mouse. Existen comandos para unirse a una reunión, iniciar o detener la grabación, ingresar a pantalla completa y compartir pantalla.

Consulta la lista completa de teclas de acceso rápido y atajos de teclado de Zoom, de acuerdo con tu sistema operativo haciendo clic aquí.

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10. Activa la vista de galería

Conforme las medidas sanitarias se hicieron más severas en el planeta, se ha vuelto clave mirar a las personas a través de sus cámaras. Gracias a la vista de galería ahora puedes ver a todos en la reunión a la vez, en lugar de solo a la persona que habla.
Para activar esta opción, haz clic en la pestaña que dice "Vista de galería" en la esquina superior derecha. Si la reunión tiene 49 asistentes o menos, verás todas sus pantallas en una página. Si hay más, tendrás la opción de moverte entre varias páginas. Vuelve a cambiarlo haciendo clic en "Vista de altavoz" en la misma esquina superior derecha.

11. Ocultar a los participantes que no sean de video

¿Algún participante que te distraiga por tener su cámara apagada? Puedes ocultar a los participantes que no están usando video yendo a Configuración> Video> Reuniones, luego marca Ocultar participantes que no usan video. Ahora podrás poner atención a las mascotas y los niños de tus compañeros de trabajo que aparecen en el video.

12. Graba la reunión en tu computadora

Los suscriptores de Zoom gratuitos y de pago pueden grabar su reunión en su computadora portátil o computadora usando la aplicación de escritorio. Por otra parte, los usuarios móviles de paga también pueden grabar. Luego, esos archivos grabados se pueden cargar en un servicio de almacenamiento de archivos como Google Drive o Dropbox, o en un servicio de transmisión de video como YouTube o Vimeo.

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Para habilitar la grabación local, solo hay que dirigirse a la Configuración> Grabación y activarla. Al organizar una reunión de Zoom, debes dar clic en el icono Grabar en la barra de herramientas inferior.

13. Graba una reunión en la nube

Si cuentas con uno de los planes pagos de Zoom (a partir de $15 USD al mes), puedes tomar una grabación que se guardará directamente en la nube (o en un ordenador si lo prefieres). Selecciona el botón de grabación en la barra de herramientas inferior y tendrás la opción de almacenamiento local o en la nube. Puedes hacer esto en tu computadora de escritorio o móvil.

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14. Organiza una reunión de grupo de más de 40 minutos

En el nivel básico gratuito de Zoom, las reuniones grupales solo pueden durar hasta 40 minutos (aunque las reuniones individuales son ilimitadas en el tiempo). Para obtener tiempo de grupo ilimitado, actualiza a una cuenta de paga.
Recuerda que han existido días con excepciones; por ejemplo en el caso del día de Acción de Gracias, Zoom eliminó el límite de tiempo de 40 minutos para las cuentas gratuitas.

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15. Aloja más de 100 personas en tu reunión

Si necesitas realizar una videollamada con un grupo de más de 100 personas para el trabajo o la escuela, debes actualizar a una cuenta profesional con costo. Y en caso de necesitar más lugares, podrás realizarlo si modificas tu cuenta al nivel más alto (Enterprise Plus), con lo que es posible albergar hasta 1,000 participantes.

Con todos estos consejos, esperamos que ahora sí le saques el máximo jugo a Zoom.

¿Qué te parecen esto tips? ¡Déjanos tus comentarios!