5 estrategias para aumentar la productividad en pequeños negocios

La productividad es clave para las empresas, debido a que les permite crecer y tener una posición en el mercado; sin embargo, en las micro, pequeñas y medianas empresas (pymes) no siempre es fácil, porque la falta de tiempo, de personal y los desafíos constantes de gestionar cada vez más tareas y menos recursos, detienen la aceleración.

De hecho, 24% de las compañías dice que no crece por problemas administrativos, de acuerdo con la Encuesta sobre Productividad y Competitividad del Instituto Nacional de Estadística y Geografía (Inegi).

Sin embargo, existen técnicas que ayudan a que la empresa aumente su productividad, como organizar el tiempo y establecer prioridades. Por ello SAP Concur, en su ebook: “Las mejores soluciones de productividad para compañías pequeñas”, comparte cinco herramientas que las mipymes pueden implementar.

1. Procesos Smart

Para ser más productivo, SAP Concur destaca que se requiere establecer objetivos, pero estos deben ser estructurados y claros, para conseguir resultados alcanzables. Por ello se recomienda crear objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y con plazos determinados, por sus siglas en inglés).

Comienza por identificar objetivos específicos, que se alineen con la visión a largo plazo de la compañía, después divídelo en pequeñas tareas, asigna responsabilidades e implementa métricas de medición, no olvides establecer plazos claros.

2. Aplica la regla 80/20

La regla 80/20 surgió a principio del siglo XX, por el economista italiano Vilfredo Pareto y establece que el 80% de los ingresos provengan del 20% del esfuerzo.

Aplicarlo en la organización requiere analizar cómo emplean el tiempo los colaboradores y los equipos de trabajo y poner atención en los pequeños detalles, ese 20% que hace que las cosas tengan resultados.

Esto también aplica en los clientes, por ello es recomendable hacerse las siguientes preguntas:

• ¿Qué 20% de los productos generan el 80% de los ingresos?

• ¿Qué 20% de las páginas de tu sitio web obtienen más clics?

• ¿Qué 20% de los empleados generan más ingresos?

3. Gestiona el tiempo y productividad

Otra técnica que ayuda a las compañías a priorizar tareas, y por la tanto aumentar la productividad, es la tabla de Eisenhower, creada por Dwight D. Eisenhower, durante la Segunda Guerra Mundial para derrotar a los nazis.

“La tabla puede ayudar a las personas a aclarar sus prioridades, centrarse en tareas de gran impacto y reducir la tendencia a dedicar demasiado tiempo a actividades que no contribuyen significativamente a sus objetivos”.

El método consiste en una tabla que se dividida en cuatro partes, con diferentes tareas e importancia: urgente e importante, importante pero no urgente, urgente pero no importante y no urgente y no importante.

4. Bloqueo de tiempo

Una vez que realizaste la tabla de Eisenhower, es momento de “poner las manos en acción”, para ello se requiere un “bloqueo de tiempo”. Para ello imagine su jornada laboral como un rompecabezas, donde cada pieza representa una tarea o responsabilidad.

“En lugar de una lista de tareas largas y amorfas, el bloqueo de tiempo implica dividir su día en bloques de tiempo manejables y asignar a cada bloque una tarea o categoría de trabajo específica. Esto le permite dedicarse por completo a una tarea cada vez, y eliminar la abrumadora sensación de tener demasiadas cosas que hacer”.

5. Delegar tareas

Muchas veces los emprendedores y empresarios quieren estar presentes en cada proceso, pero eso puede alentar las cosas, lo mejor es delegar tareas, esto no solo libera tareas y permite concentrarse en las cosas que mejor sabes hacer.

“No hacerlo todo usted mismo es una solución alternativa de productividad potente y altamente eficaz que puede ayudarle realmente”.

Recuerda usar la tecnología para medir cada uno de los procesos y así saber que las cosas que se delegaron se cumplan correctamente y en tiempo.