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Cómo interrumpir de manera efectiva y cortés a alguien en una reunión virtual

Allison Shapira no tiene reparos en usar su voz: Autoproclamada extrovertida, fundadora de una empresa de formación para hablar en público y antigua cantante de ópera, rara vez tuvo problemas para saber cómo hablar. Pero incluso Shapira comete errores cuando se trata de ese acto de etiqueta virtual, matizado pero de alto riesgo: Interrumpir a otra persona en una presentación de Zoom.

"Es intrínsecamente grosero [interrumpir], pero a veces es necesario para proteger la conversación, o porque la conexión a Internet es irregular", dice Shapira, a quien recientemente tuvieron que recordar que utilizara el botón de "levantar la mano" cuando un colega le dijo que estaba interrumpiendo demasiado. En un entorno virtual en el que la gente está distraída, la tecnología retrasa las reacciones y se pierden las señales personales. "Es una cuestión de psicología humana", dice, no sólo de tecnología.

Interrumpir a los compañeros de trabajo en una reunión fue durante mucho tiempo un campo de minas para los modales, cada vez más cargado no sólo de antiguas políticas de oficina y ambición profesional, sino también de preocupaciones sobre prejuicios de género y el exceso de reuniones "que podría haber sido un correo electrónico".

Zoom, Mundo laboral, Consejos
Incluso Shapira comete errores cuando se trata de ese acto de etiqueta virtual, matizado pero de alto riesgo: Interrumpir a otra persona en una presentación de Zoom.

La aparición de Zoom

Zoom hizo que este complejo acto de cultura corporativa fuera, bueno, más extraño. Participar en una conversación de conferencia se convirtió en alternar entre las ventanas del navegador para encontrar el botón de anulación del silencio. Es mucho más difícil leer el lenguaje corporal de un compañero al otro lado de la mesa. Y cuando se repite "¿puedes oírme?" o "parece que se te congelado la pantalla", nadie quiere pausar más las reuniones por interrupciones.

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"Esperas un minuto para ser educado e intervenir, pero en realidad aún no terminaron de hablar", dice Shapira, recordando una presentación de la semana pasada en la que ella y un cliente se interrumpían constantemente debido a pantallas congeladas.

Para los introvertidos, puede ser incluso más difícil participar en una conversación de Zoom que en una que tenga lugar en la oficina. Aunque el cambio al trabajo remoto puede ser más fácil para los empleados introvertidos -las interacciones están programadas y las reuniones virtuales son más fáciles de digerir para los introvertidos-, hablar en una reunión de Zoom resulta más difícil, dice Carey Yazeed, consultor y científico del comportamiento que estudia la equidad en el lugar de trabajo, porque tienen que descifrar el mejor momento para interrumpir.

"Los extrovertidos tienen una gran personalidad y son muy buenos interrumpiendo", dice Yazeed. "Un introvertido es alguien cuya personalidad es más calculada. Para hablar en una reunión, es algo que tienen que pensar de antemano, escribir y ensayar".

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Ya seas del tipo silencioso, extrovertido, becario o ejecutivo, hay formas transitables de interrumpir en Zoom.

Ya seas del tipo silencioso, extrovertido, becario o ejecutivo, hay formas transitables de interrumpir en Zoom. Porque, al fin y al cabo, "nadie debería aguantar educadamente un monólogo", afirma en un correo electrónico Sid Sijbrandij, cofundador de GitLab, que hace poco compartió en LinkedIn los consejos de Zoom de la propia empresa remota. Acá tenés cinco maneras de interrumpir eficazmente en una reunión virtual. (Y sí, todavía te sentirás incómodo).

1. Interrumpir al principio

Cuanto más tiempo pases sentado esperando para hablar, más probable será que te abstengas de hacerlo.

Para los introvertidos, en particular, puede ser útil plantear los temas de conversación y las preguntas al principio de la reunión, dice Yazeed. ¿Por qué? "Todavía existe esa estructura, ese orden del día", dice. "La gente aún no se soltó y no empezó a desviarse del tema". Se te escuchará más al principio de la reunión.

2. Esperar una pausa

¿Cuál es el mejor momento para interrumpir? La respuesta resulta aún más difícil si el anfitrión de la reunión nunca hace una pausa para tomar aire.

En ese caso, Shapira dice que el mejor momento para interrumpir es justo antes de que el líder de la reunión pase al siguiente tema. Con frecuencia, el orador se toma un respiro o hace una pausa para preguntar si alguien tiene alguna duda. Utilizar iconos como "levantar la mano" puede ayudarte a aprovechar esas pausas.

Zoom, Mundo laboral, Consejos
¿Cuál es el mejor momento para interrumpir? La respuesta resulta aún más difícil si el anfitrión de la reunión nunca hace una pausa para tomar aire.

3. Utiliza emojis para "levantar la mano"

No seas como Shapira. Recordá utilizar la función "levantar la mano" que ofrecen los programas de reuniones virtuales como Zoom y Google Meet. También puedes enviar un mensaje en el chat o silenciar el micrófono y esperar.

Si la mano levantada de un participante pasa desapercibida, no tengas miedo de abogar por aquellos que son más introvertidos y están indicando que quieren hablar, dijo Sijbrandij en un post de LinkedIn.

4. Usá una palabra de relleno

Si esas acciones no captan la atención, puede que haya llegado el momento de hablar. (Intercalar la presentación de Zoom con una palabra de relleno como "así" o "en realidad" suele funcionar).

Sin embargo, asegurate de utilizar palabras más fuertes y con énfasis que indiquen que vas a hablar. Optá por "en realidad" o "genial" en lugar de "um", por ejemplo. Utilizá una palabra que no pase desapercibida ni sea descartada.

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Si la mano levantada de un participante pasa desapercibida, no tengas miedo de abogar por aquellos que son más introvertidos y están indicando que quieren hablar.

Una ecuación de interrupción perfecta, dice Shapira, es algo así: espera a que el orador se tome un respiro, usa una palabra de relleno, complementa lo que está diciendo y luego di lo que tengas que decir. "Esa es una manera -especialmente si estás interrumpiendo a alguien que es un compañero o más superior a ti- de mostrar deferencia y mostrar respeto".

5. Usá un moderador

La mayoría de las reuniones no tienen un moderador fuerte que ayude a que la conversación fluya bien. Y esto es aún más notorio en Zoom, dice Yazeed, cuando la gente habla por encima de los demás, se desconecta en momentos inoportunos y confunde a los participantes en la reunión sobre quién está al mando.

Un moderador eficaz prestará atención al chat y, cuando se levanten los emojis de las manos, incluirá a todos en la conversación. Si dirigís reuniones o estás a cargo de un equipo, asegurate de utilizar uno, sobre todo en las reuniones virtuales.

Por supuesto, si la reunión virtual termina y no lograste transmitir tu punto de vista o tu "um" no te da la oportunidad de hablar, recordá que un correo electrónico de seguimiento casi siempre será suficiente. Después de años de reuniones Zoom consecutivas en la pandemia, un correo electrónico -en lugar de una reunión- es probablemente lo que la mayoría de la gente quería de todos modos.

*Con información de Forbes US