Yahoo Finanzas Juntas de trabajo: ¿Cómo hacerlas más efectivas?
Dentro de las organizaciones se ha demostrado que el trabajo en equipo es mejor y las reuniones se convierten en el punto decisivo para generar ideas, afrontar situaciones y ¿por qué no? también para celebrar triunfos.
Pero hay que tener cuidado con las veces en que se convocan reuniones porque se pueden volver una fuente de estrés; más de un tercio de las personas consideran que tienen excesos de reuniones y la mayoría son ineficientes, de acuerdo con una encuesta realizada a nivel global a más de 18,000 personas por Microsoft Work Lab.
La cantidad de tiempo que dedicamos a las reuniones va más allá de cualquier otro uso de nuestro tiempo”, afirma Nicole Herskowitz, vicepresidenta de Microsoft 365 y Teams. "Si no los hacemos más intencionales, entonces estaremos quemando nuestro recurso más importante: nuestra gente".
Ante esta situación, la Inteligencia Artificial (IA) se ha convertido en una aliada para que las reuniones se vuelvan más flexibles, con menos registros; ayudar en las agendas y brindar seguimiento.
Con estas implementaciones, las personas que se perdieron la reunión pueden acceder a un resumen, momentos clave y próximos pasos, lo que significa un gran ahorro de tiempo, de acuerdo con Herskowitz.
Además de una mejor de tiempo, también ayuda a la economía de la empresa ya que por una reunión de una hora con cinco personas que ganan 100,000 dólares al año, a la empresa le cuesta 350 dólares, de acuerdo con los resultados de la calculadora de Harvard Business Review.
Crear reuniones mejor planificadas refleja un ahorro para la organización y beneficia al reducir la frustración de los colaboradores para resolver problemas.
¿Cómo beneficia la Inteligencia Artificial en las reuniones?
Nicole Herskowitz relata que como ejecutiva de producto, la Inteligencia Artificial le ayuda a prepararse antes de las reuniones, porque le muestra los correos electrónicos, conversaciones y documentos relevantes sobre los clientes y sus antecedentes.
Me ayuda a ponerme al día para poder responder mejor a las preguntas de los clientes”, afirma Herskowitz.
En un mundo acelerado y que cada día avanza, las personas no tienen tiempo para planificar y mucho menos para definir el objetivo de la reunión, por lo que Sean Rintel, investigador de Microsoft, expresa que usar la IA para sus reuniones la ha ayudado a gestionarlas eficientemente.
Además de crear y planificar reuniones, también se puede enviar a los participantes de la reunión, a fin de que todos tengan claro el objetivo y se incluyan elementos específicos de la agenda, sugiere Rintel.
Otra de las problemáticas en las reuniones es la cantidad de gente que se convoca, debido a que en ocasiones se necesitan menos participantes. Para conocer quienes deben estar en las juntas, Carrie Goucher, fundadora de la consultoría FewerFasterBolder, explica que los líderes pueden prepararse antes y reunir comentarios de su equipo en donde la Inteligencia Artificial sintetice la información.
Esto ayudará a que se convoque un grupo pequeño que represente los puntos de vista y agilice la decisión final. “Reducir la carga de las reuniones y crear suficiente espacio para que la gente pueda hacer su trabajo de pensamiento real durante la jornada laboral, no en casa a las 10 de la noche”, comenta Goucher.
Realizar reuniones pequeñas crea conversiones más sinceras y motiva a la participación. De acuerdo con el Índice de tendencias laborales de 2023 de Microsoft, la razón principal por la que las reuniones valieron la pena fue porque los colaboradores obtendrían información que les ayudará a mejorar su trabajo.
Para los integrantes de las juntas que toman nota de todo, la Inteligencia Artificial asume la tarea para que los miembros dirijan su atención a lo que se está hablando. Yo solía ser una de esas personas que toma notas con furia durante todas las reuniones”, dice Herskowitz.
Pero el proceso no concluye ahí, porque al término de las juntas la IA gestiona la información que se considere relevante para que el usuario pueda consultar los puntos clave, decisiones y seguimiento de algún tema en concreto.
3 puntos para potenciar las juntas
La inteligencia Artificial puede ayudar a crear juntas más efectivas, aquí te compartimos tres áreas de oportunidad:
Ayuda a la concentración: Evita el riesgo de no anotar u olvidar algún dato ya que la Inteligencia Artificial recopila toda la información.
Da retroalimentación: Le permite al usuario dar un resumen de su participación, si habla más rápido e identificar momentos de tensión
Recupera información: En caso de no asistir a tiempo, la Inteligencia Artificial da un resumen sobre lo ocurrido en la junta.
