Una por una, las tecnologías que están transformando la industria de los eventos corporativos

El sector de eventos demostró su capacidad para adaptarse y crecer como ningún otro. Y la tecnología es gran responsable de esta transformación. Cambió el diseño, la implementación y la experiencia de los eventos. Estos nuevos estándares mejoran la experiencia y establecen nuevos parámetros en el sector.

El sector de los eventos en América Latina forma parte de un mercado mundial que se prevé que siga creciendo de forma significativa, alcanzando un tamaño de mercado estimado de alrededor de US$ 1.752,9 mil millones para 2032, según datos de Custom Market Insights.

Esto sugiere una sólida y creciente contribución del sector de los eventos a la economía en América Latina, en consonancia con las tendencias mundiales, donde la industria se está beneficiando de los avances tecnológicos, un enfoque en las experiencias de eventos personalizados y las importantes contribuciones del turismo y los eventos de destino.

Aunque 2023 fue el año en que todo el mundo habló de la Inteligencia Artificial (IA), pocos fueron realmente capaces de aprovecharla con eficacia. Las preguntas que muchos se hacen en 2024 ya no se refieren a lo que la IA es o puede hacer, sino a cómo nos afectará profesional, ética y socialmente. La IA puede ayudar a organizadores de eventos y ponentes a crear versiones de audio multilingües de las presentaciones y a agilizar los procesos de planificación de eventos.

Sin embargo, muy pocos organizadores de eventos utilizan la IA para la planificación. Esto comenzará a cambiar a medida que surjan más herramientas y los profesionales estén más educados sobre cómo utilizarlas.

La especialista en organización de eventos Camila Martínez sostiene que una de las innovaciones destacadas dentro del sector es  la utilización de la IA para una personalización más profunda de la experiencia del asistente. "Imagínate entrar a un evento y recibir recomendaciones personalizadas sobre a qué sesiones asistir, a quién conocer y qué stands visitar, todo basado en tus intereses y comportamientos previos", sugiere Martínez.

Según la experta, esta aplicación de la IA no solo mejora la experiencia individual, sino que también optimiza el networking y la participación general.

Paralelamente, las experiencias híbridas ganan cada vez más terreno. Para que nuestro sector prospere, los asistentes deben poder elegir cómo participar en los eventos, ya sea en persona o virtualmente. Esta flexibilidad facilita el acceso a las personas con discapacidad. "La pandemia nos enseñó la importancia y la viabilidad de los componentes virtuales en los eventos. En el futuro, espero que veamos más eventos que integren ambos formatos, ofreciendo así una accesibilidad y flexibilidad sin precedentes", comenta.

Los organizadores deben centrarse en la accesibilidad y la neurodiversidad. Veremos formatos de aprendizaje alternativos específicos para poblaciones diversas, una mayor atención a los contenidos para personas con discapacidad visual y auditiva, y experiencias creadas que sean acogedoras e inclusivas para todos.

No basta con ser inclusivo si eso significa que tu voz sigue sin ser escuchada, acogida o valorada. Por eso el tema de la pertenencia es uno de los que hay que vigilar este año. Pertenecer es diferente. Si alguna vez te mudaste a una nueva ciudad, empezaste un nuevo trabajo o entraste en un evento en el que no conocías a nadie, habrás experimentado la diferencia entre ser incluido (invitado) y sentir que pertenecés. Uno no se siente realmente parte de algo hasta que conecta de forma significativa con los demás y cree que forma parte de algo más grande que uno mismo: una comunidad, una familia o un sector.

"El papel del streaming en vivo y del Video Bajo Demanda (VOD) es crucial, ya que transforman eventos locales en experiencias globales, accesibles tanto en tiempo real como a posteriori, ofreciendo una flexibilidad que responde a las exigencias de la vida moderna"; precisa Martínez.

Independientemente del sector al que pertenezca o del mensaje que quiera compartir, en 2024 habrá más eventos y programas de conferencias centrados en el desarrollo de habilidades. Los asistentes son selectivos a la hora de invertir su tiempo. Los organizadores de eventos sacarán partido de esta tendencia aportando el máximo valor posible a sus actos. Un organizador de eventos me dijo que después de centrar su evento anual en torno a la programación motivacional en los últimos años, están buscando activamente ponentes para añadir más formación práctica sobre temas de la industria en 2024. De este modo, los asistentes no sólo se sentirán motivados, sino también formados.

Martínez considera que el video mapping puede ser un valor agregado para esta última tendencia. "Esta tecnología permite proyectar imágenes y animaciones sobre diversas superficies, creando una experiencia visual
inmersiva y personalizada para los asistentes", explicó la especialista. "Se trata de una técnica que suele capturar la atención de los participantes y también les permite interactuar con los contenidos de una manera más dinámica y envolvente", insiste. Según su experiencia, "la capacidad de transformar cualquier superficie en una pantalla dinámica hace que cualquier presentación sea memorable, impactante y efectivamente comunicativa".

Parte del encanto de asistir a eventos radica en tener el espacio y tiempo para establecer contactos. Si asisto a una conferencia sobre software, valoro por igual dos cosas: aprender más sobre el software y conectar con otras personas de mi misma posición que también lo utilizan. Crear oportunidades para fomentar las conexiones humanas ayuda a la gente a sentirse parte de un evento y a obtener valor del mismo mucho después del discurso de clausura.

En este sentido, Martínez considera que uno de los desafíos más significativos al incorporar tecnología en eventos es equilibrar la novedad y la funcionalidad con la experiencia tradicional de los asistentes. La especialista enfatiza la importancia de una integración armónica que enriquezca la experiencia en lugar de abrumarla.

"Es crucial que la tecnología complemente y mejore la interacción humana en lugar de reemplazarla. En eventos de networking, por ejemplo, utilizamos aplicaciones que facilitan la conexión entre los asistentes con intereses similares, pero el diálogo y la interacción personal siguen siendo el foco", señala Martínez.