Factura electrónica en Colombia: Así evitará sanciones por la DIAN

La factura electrónica en Colombia es un sistema mediante el cual las empresas emiten y reciben facturas de forma digital, utilizando un formato estandarizado y firma electrónica.

Este sistema reemplaza las facturas tradicionales en papel, ofreciendo mayor seguridad, eficiencia y transparencia en las transacciones comerciales.

Así las cosas, a partir del 1 de enero de 2024, la facturación electrónica es obligatoria para todas las empresas y personas naturales que realicen operaciones con el Estado colombiano.

En ese contexto, los establecimientos comerciales que no hayan implementado la facturación electrónica en sus operaciones pueden resultar sancionados por la DIAN.

Y es que este año la DIAN ha sancionado a 119 establecimientos comerciales, como el reciente caso de Doña Segunda, negocio que duró sellado 3 días por no implementar la factura electrónica.

Ante dicha coyuntura, Valora Analitik consultó a Alejandro Silva, gerente general de Sovos Saphety Colombia con el fin de entender cómo implementar el sistema de facturación electrónica en los negocios y la importancia de hacerlo.

¿Por qué se debe implementar la factura electrónica en Colombia?

De acuerdo con Silva, la implementación de la factura electrónica en Colombia es fundamental por varias razones:

• Cumplimiento Normativo: Es una exigencia de la DIAN para mejorar la fiscalización y garantizar el cumplimiento de las obligaciones tributarias.

• Eficiencia Operativa: La factura electrónica automatiza y agiliza el proceso de facturación, reduciendo errores manuales y mejorando la eficiencia en la gestión administrativa.

• Beneficios Financieros: Permitiendo a las empresas mejorar su flujo de caja y gestionar mejor sus finanzas.

• Acceso a nuevas oportunidades de financiación: Ser parte del ecosistema de factura electrónica provee a los emisores acceso a nuevos servicios financieros como el factoring electrónico y confirming, entre otros.

• Sostenibilidad Ambiental: Disminuye el uso de papel y los recursos asociados, contribuyendo a prácticas más sostenibles.

Además, el experto indicó que, para implementar eficientemente el sistema de facturación electrónica en un establecimiento comercial, se deben seguir estos pasos:

• Seleccionar un Proveedor Tecnológico: Escoger un proveedor tecnológico autorizado por la DIAN, ya que estos ofrecen una solución integral y confiable.

• Capacitación del Personal: Asegurar que el equipo encargado de la facturación esté adecuadamente capacitado en el uso del nuevo sistema. Esta capacitación también puede ser proporcionada por el operador tecnológico o el sistema contable.

• Integración con Sistemas Existentes: Adaptar e integrar la solución de facturación electrónica con los sistemas contables y de gestión ya existentes en el negocio.

• Pruebas y Validaciones: Realizar pruebas para garantizar que el sistema funcione correctamente antes de su implementación definitiva.

• Monitoreo y Soporte Continuo: Establecer un sistema de monitoreo continuo y contar con soporte técnico para resolver cualquier inconveniente que pueda surgir.

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¿Cuáles son las sanciones por no implementar la facturación electrónica en Colombia?

Teniendo en cuenta lo anterior, es importante saber cuáles son las sanciones por no implementar la factura electrónica.

De acuerdo con Silva, las sanciones por no implementar la facturación electrónica pueden ser relevantes y varían según la falta cometida:

• Multas Económicas: La DIAN puede imponer multas que corresponden a un porcentaje del valor de las operaciones que no se facturaron electrónicamente.

• Sanciones Administrativas: Además de las multas, la Dian puede ordenar la clausura del establecimiento comercial en caso de incumplimiento

De igual manera, en caso de ser sancionado por no cumplir con la expedición de la factura electrónica, es importante saber cuál es el proceso para volver a operar en caso de que la DIAN sancione el establecimiento comercial.

En ese caso, el experto indica que el proceso para volver a operar incluye:

• Corrección de las Infracciones: Identificar y corregir las causas que llevaron a la sanción, asegurando que todas las operaciones futuras cumplan con la normativa de facturación electrónica.

• Presentación de Evidencias: Presentar a la DIAN la evidencia de que se han subsanado los incumplimientos y que el sistema de facturación electrónica está correctamente implementado.

• Pago de Multas: Realizar el pago de las multas impuestas por la DIAN para levantar cualquier restricción administrativa.

• Solicitud de habilitación de la operación: Solicitar formalmente a la DIAN la habilitación nuevamente para operar, presentando toda la documentación y pruebas necesarias.

Consejos a los establecimientos comerciales para no ser sancionados por la DIAN

Finalmente, para evitar sanciones por parte de la DIAN, los establecimientos comerciales deben seguir estos consejos:

• Cumplir con los Plazos: Asegurarse de cumplir con los plazos establecidos por la DIAN para la implementación de la facturación electrónica.

• Capacitación Continua: Mantener al personal capacitado y actualizado sobre las normativas y el uso del sistema de facturación electrónica.

• Asesoría Técnica: Contar con el apoyo de proveedores tecnológicos confiables que ofrezcan soporte y asesoría continua.